Het is eenvoudigweg onmogelijk om niet te schrijven, in gelijk welke sector. Zelf als het niet een groot deel is van wat er dagelijks wordt gedaan, is het dankzij haar dat de sporen van wat er is bereikt achterblijven. Dit is nog belangrijker in een sector als de bouw waar men dagelijkse rapporten moet opstellen, ongeacht of het gaat om scoren of niet. Dit gezegd zijnde, zoveel mogelijk essentiële informatie op papier zetten voor de goede werking van een werf kan in bepaalde gevallen fataal zijn, omdat het gemakkelijk verloren kan gaan, om nog maar te zwijgen over het feit dat het beschadigd kan raken.
Bij deze 5 goede redenen waarom je serieus moet overwegen om digitaal te gaan in de bouwsector.
BESPAAR TIJD
Voor het uitvoeren van tijdrapporten op de werf, is het gebruikelijk dat iedereen een papieren rapport invult. Gelukkig kunnen we stellen dat dit zal veranderen als we overgaan naar een digitaal proces. Met een software zoals Hit-Form kunnen alle werknemers of werfleiders rapporten direct op de werf invullen zonder zich te verplaatsen naar een bepaalde post. Het is voldoende om de applicatie op hun telefoon/tablet te installeren en zo kunnen ze het altijd en overal invullen. Ten slotte hoeven administratieve medewerkers het ontvangen rapport niet op papier te hercoderen, maar zullen ze de informatie rechtstreeks valideren vanuit een validatie-interface.
EEN BETERE ORGANISATIE
Het is belangrijk te begrijpen dat digitalisering een onderdeel is van het werk op de werf die rekening houdt met hiërarchieën. Dus je moet verstaan dat de toegangsrechten en de mogelijkheden tot het modificeren van documenten beperkt zijn volgens de mate van accreditatie van elke medewerker. Meer de applicatie is geïntegreerd in het ERP in realtime. Zodat alle gegevens aangepast in de ERP software direct worden aangepast in de mobiele applicatie en vice versa. De werknemers kunnen hun planning geupdate bekijken, hun uren scoren, gebruik maken van de gekoppelde documenten en nieuwe koppelen, …
HET BEWAREN VAN GEGEVENS OP LANGE TERMIJN
Het is niet evident om papieren heel lang te bewaren. En wanneer dat gebeurt, zijn er een hele reeks afspraken die vooraf zijn gemaakt. Verzegeld in kasten die ruimte nemen in kamers die voor iets anders hadden kunnen worden gebruikt. Dit probleem wordt opgelost door digitalisering en laat toe belangrijke documenten te bewaren zodat je ze op elk moment kunt raadplegen. Meer, het risico op verlies is nihil en je hoeft niets op te stapelen.
BEHEER VAN GEÏNTEGREERDE DOCUMENTEN
Omdat je zoveel documenten kunt stockeren als je maar wilt, is het ook belangrijk dat je de documenten kunt vinden die je het meest nodig hebt zonder lange en vervelende stappen te doen. Digitaal is het voldoende om een sleutelwoord in te geven in de zoekbalk om de informatie te vinden die je nodig hebt en dus het bijbehorende document. Dus als het bewaren eenvoudig is, is dat ook zo voor het zoeken en raadplegen van digitale rapporten en documenten.
DE BESTE COMMUNICATIE
Gewoonlijk is het meest vervelende, als je alles op papier zet, dat je informatie door een ander gedeelte wordt opgevraagd. Je moet je verplaatsen, tussenstappen doen en soms zelf dupliceren, wat een niet verwaarloosbaar werkvolume is. Een digitalisering van je gegevens laat toe om informatie en documenten te delen met alle betrokkenen. De aanpassingen zijn beheersbaar en zichtbaar voor iedereen in realtime.
